Tietosuojaseloste: ULOS-UT-OUT Ohjelmantekijä- ja osallistujarekisteri

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme:

  1. Rekisterinpitäjä

Olen Maija, Ulos – Ut – Out! –tapahtuman koordinaattori. Tapahtuman ohjelman suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi tarvitsemme tietoja sinusta ja ehdottamastasi ohjelmasta. Mikäli ehdotettu ohjelma valitaan mukaan tapahtuman ohjelmaan, julkaisemme ohjelman kuvauksen ja muutamia olennaisia tietoja ohjelman tekijästä. Saat tietosi kuitenkin vielä muokattavaksi ja tarkistettavaksi ennen niiden julkaisemista. Tässä tietosuojaselosteessa pyrimme kertomaan mahdollisimman avoimesti ja selkeästi, miten käsittelemme tietojasi. Haluamme olla luottamuksesi arvoisia ja kunnioitamme yksityisyyttäsi.

Tutustu rauhassa, vastaan mielelläni, jos sinulla herää jotain kysyttävää.

-Maija

Yhteystiedot:

Suomen luonto- ja ympäristökoulujen liitto ry (2219607-5)
Kuninkaankatu 39
33200 Tampere

Maija Ihantola
suunnittelija
041 5368232
maija.ihantola@luontokoulut.fi

  1. Rekisteröidyt

  • Ohjelmaehdotuksen tai -idean jättäneet
  • Ohjelmantekijöiksi valitut ja kutsutut
  • Minimessujen näytteilleasettajat
  • ULOS-UT-OUT ja ULOS on IN -tapahtumien osallistujat

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Käsittelyn tarkoitus: tapahtumien ohjelman suunnittelu ja toteutus, tapahtuman viestintä- ja markkinointimateriaalien laatiminen ja julkaiseminen, yhteydenottojen mahdollistaminen ja yhteistyön ylläpito, tapahtumista viestiminen.

  1. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Rekisteriin tallennetaan seuraavat henkilöä koskevat tiedot:

  • Tapahtuman osallistujan
    • etu- ja sukunimi
    • sähköpostiosoite
  • Ohjelmantekijäksi hakevan / kutsuun myönteisesti vastanneen
    • etu- ja sukunimi*
    • sähköpostiosoite
    • puhelin
    • organisaatio*
    • koulutus/työtehtävä*
    • Kuvaus ohjelmasta sekä muut ohjelman olennaiset tiedot*
    • Perustelu, miksi henkilö olisi hyvä ohjelmantekijä tapahtumaan (lomakkeella itse annettu tieto)
    • Tieto, onko ohjelmaehdotus valittu mukaan tapahtumaan
    • Valokuvat, jotka henkilöstä on otettu Ulos-Ut-Out -tapahtumassa * (Kuvien käytön voi kieltää ilmoittamalla kiellosta rekisterin pitäjälle)

Tähdellä (*) merkityt tiedot voidaan julkaista tapahtuman viestintä- ja markkinointimateriaaleissa.

  1. Käsittelyn kesto

Käsittelemme asiakkaiden henkilötietoja vain niin kauan kuin se on Ulos – Ut – Out –ulkona oppimisen suurtapahtuman sekä ULOS on IN -verkkotapahtuman suunnittelun, toteutuksen, viestinnän ja raportoinnin osalta tarpeen.

  1. Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä rekisterinpitäjälle osoitteeseen maija.ihantola@luontokoulut.fi

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Poisto-oikeus

Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet valituksen tekemiseen). Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).

  1. Säännönmukaiset tiedonlähteet

Ohjelmantekijöiden tiedot saadaan ohjelmahaun tai kutsun yhteydessä henkilöltä itseltään.

  1. Tietojen luovutukset

Tietojen julkaiseminen: Ohjelman tiedot sekä lyhyt esittely (etu- ja sukunimi, työtehtävä/koulutus, organisaatio) ohjelman tekijästä voidaan julkaista tapahtuman verkkosivuilla ja käsiohjelmassa.

Muita henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Suomen luonto- ja ympäristökoulujen liiton ulkopuolelle. Voimme kuitenkin siirtää ja jakaa henkilötietoja Ulos – Ut – Out –tapahtuman muille järjestäjille ko. tapahtuman järjestämiseen liittyen. Voimme jakaa henkilötietojasi meille palveluja suorittaville kolmansille osapuolille kuten ohjelmistopalveluille,  sekä henkilötietojen tekniseen hallintaan. Jakaminen tarkoittaa, ettemme salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja muuhun kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

  • MailChimp (uutiskirjepalvelu)
  • Louhi (sähköposti)
  • Google Forms (lomakkeet)
  • Cometa solutions (tapahtuma-alusta)

Voimme luovuttaa henkilötietoja tuomioistuimen tai muun lainsäädäntöön perustuvan viranomaisvaatimuksen perusteella.

  1. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Käytämme uutiskirjeen lähettämiseen MailChimp-uutiskirjepalvelua  ja ohjelmatietojen keräämiseen Google Forms-palvelua, joilla voi olla pääsy asiakkaan henkilötietoihin EU- tai ETA-alueen ulkopuolelta.

Mail Chimp on liittynyt EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan (https://www.privacyshield.gov/list), jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa.

Google on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan riittävän tietosuojatason käsittelemilleen tiedoille (Google Data Processing and Security Terms 2.0).

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä käyttävät vain ne Suomen luonto- ja ympäristökoulujen liiton toimihenkilöt ja muut määritellyt henkilöt, joilla työnsä puolesta on siihen tarve ja tarvittavat käyttäjätunnukset. Käytämme tarpeellisia teknisiä tietoturvakeinoja, kuten palomuureja ja salasanoja. MailChimp-palvelu ja Google Forms- palvelun on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. MailChimp ja Google huolehtivat, että rekistereihin ei ole ulkopuolisilla pääsyä.

Päivitetty 5.10.2021